Kupujący jest zdecydowany, cena uzgodniona, a termin u notariusza wpisany w kalendarz. I nagle okazuje się, że brakuje jednego zaświadczenia, na które spółdzielnia albo urząd potrzebuje tygodnia. Tak właśnie najczęściej przesuwają się transakcje w Trójmieście. Nie przez brak chętnych, tylko przez brak papierów.
Dobra wiadomość jest taka, że lista dokumentów do sprzedaży mieszkania jest przewidywalna. Wystarczy wiedzieć, jaki masz rodzaj własności i czy w tle jest kredyt, spadek albo współwłaściciel. Poniżej znajdziesz komplet, podzielony tak, żebyś od razu wiedział, co dotyczy Ciebie.
Dokumenty potrzebne zawsze, niezależnie od rodzaju mieszkania
Ten zestaw przygotowujesz przy każdej sprzedaży. Bez niego notariusz nie sporządzi aktu, a rozsądny kupujący nie podpisze nawet umowy przedwstępnej.
- Dokument tożsamości każdego właściciela, który podpisuje akt.
- Numer księgi wieczystej lokalu. Notariusz sam pobierze jej aktualną treść, ale Ty musisz znać numer. Jeśli chcesz wcześniej sprawdzić, co w niej widnieje, skorzystaj z naszego poradnika o tym, jak sprawdzić księgę wieczystą online.
- Podstawa nabycia, czyli dokument, na podstawie którego stałeś się właścicielem: akt notarialny kupna, umowa darowizny, postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo akt poświadczenia dziedziczenia.
- Zaświadczenie o braku osób zameldowanych z urzędu miasta lub gminy. Kupujący chce mieć pewność, że nikt nie będzie miał tytułu do zamieszkiwania.
- Zaświadczenie o braku zaległości w opłatach od wspólnoty mieszkaniowej albo zarządcy budynku.
- Świadectwo charakterystyki energetycznej. Od 2023 roku sprzedający ma obowiązek przekazać je kupującemu przy transakcji.
Mieszkanie z księgą wieczystą (odrębna własność)
To najprostszy wariant. Poza listą podstawową zwykle wystarczy zaświadczenie ze wspólnoty o braku zaległości oraz informacja o wysokości bieżących opłat. Warto mieć też ostatnie rozliczenie mediów, bo kupujący prawie zawsze pyta, ile realnie kosztuje utrzymanie mieszkania.
Zanim wystawisz ofertę, sprawdź, czy dane w księdze są aktualne. Zdarza się, że w dziale drugim nadal widnieje zmarły rodzic albo były małżonek, a w dziale czwartym hipoteka po kredycie spłaconym kilka lat temu. Każdą taką rozbieżność trzeba usunąć wcześniej, bo w trakcie transakcji kosztuje to nerwy i czas. Więcej o tym, kiedy wpis jest konieczny, przeczytasz w tekście wpis do księgi wieczystej, kiedy jest wymagany.
Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu
Tu dochodzi kilka dokumentów ze spółdzielni. Jeśli dla lokalu nie założono księgi wieczystej, kluczowe jest zaświadczenie spółdzielni, które zastępuje odpis z księgi.
- Zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym Ci prawie do lokalu, z informacją, czy lokal ma założoną księgę wieczystą.
- Zaświadczenie o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych.
- Informacja o braku osób zameldowanych, którą część spółdzielni wydaje razem z powyższym.
Na zaświadczenia ze spółdzielni czeka się zwykle od kilku dni do dwóch tygodni. Zamów je od razu, gdy pojawi się poważny kupujący. Więcej o samym prawie i jego specyfice znajdziesz w poradniku o spółdzielczym własnościowym prawie do lokalu.
Mieszkanie z kredytem hipotecznym
Kredyt nie blokuje sprzedaży, ale wymaga dwóch dokumentów z banku:
- Zaświadczenie o saldzie zadłużenia na konkretny dzień, z numerem rachunku do całkowitej spłaty.
- Promesa banku, czyli zobowiązanie do wydania zgody na wykreślenie hipoteki po spłacie.
Banki wydają je zwykle w ciągu kilku dni roboczych, ale bywa, że trwa to dłużej. Szczegóły procedury opisaliśmy w tekście o tym, jak sprzedać mieszkanie z kredytem hipotecznym.
Mieszkanie odziedziczone lub otrzymane w darowiźnie
Przy spadku podstawą nabycia jest postanowienie sądu albo akt poświadczenia dziedziczenia. Jeśli spadkobierców jest kilku, a nie było działu spadku, sprzedają wszyscy razem albo jeden z nich na podstawie pełnomocnictwa notarialnego.
Przy spadku i darowiźnie kupujący i notariusz zapytają też o rozliczenie z urzędem skarbowym. Przyda się zaświadczenie o zwolnieniu z podatku od spadków i darowizn albo dowód jego zapłaty. Jeśli sprzedajesz przed upływem pięciu lat, policz także podatek dochodowy. Wyjaśniamy go krok po kroku w artykule o podatku od sprzedaży mieszkania i uldze mieszkaniowej.
Dokumenty, które nie są obowiązkowe, ale przyspieszają sprzedaż
Prawo ich nie wymaga, a mimo to często decydują o tym, czy kupujący zdecyduje się szybko.
- Rzut mieszkania z wymiarami. Ułatwia planowanie i ogranicza liczbę pytań.
- Protokoły z przeglądów instalacji gazowej i kominiarskiej.
- Faktury za remont i gwarancje na okna, drzwi czy sprzęt w zabudowie.
- Uchwały wspólnoty o planowanych remontach i funduszu remontowym.
Kupujący z kredytem potrzebuje też wielu tych informacji do banku. Im szybciej je dostanie, tym szybciej bank wyda decyzję, a Ty dostaniesz pieniądze.
W jakiej kolejności to załatwić
Najlepiej działać w dwóch etapach. Przed publikacją oferty sprawdź księgę wieczystą, odszukaj podstawę nabycia i zamów świadectwo energetyczne. Te rzeczy nie tracą ważności tak szybko. Natomiast zaświadczenia o braku zaległości i zameldowanych osób zamawiaj dopiero po podpisaniu umowy przedwstępnej, bo notariusze oczekują, że będą świeże.
O tym, jak dobrze zabezpieczyć się na etapie umowy przedwstępnej, przeczytasz w tekście o zadatku i zaliczce.
Najczęściej zadawane pytania
Ile ważne są zaświadczenia do sprzedaży mieszkania?
Przepisy nie podają jednego terminu, ale notariusze w praktyce oczekują dokumentów wystawionych nie wcześniej niż około miesiąca przed aktem. Dlatego zaświadczenia o zaległościach i zameldowaniu zamawiaj na ostatniej prostej.
Czy można sprzedać mieszkanie bez świadectwa energetycznego?
Akt notarialny zostanie podpisany, ale sprzedający, który nie przekaże świadectwa, naraża się na karę grzywny. Koszt sporządzenia świadectwa jest niewielki, więc nie warto ryzykować.
Kto zbiera dokumenty, ja czy biuro nieruchomości?
Część zaświadczeń może wydać tylko właściciel albo jego pełnomocnik. Przy współpracy z nami przygotowujemy pełną listę dla Twojego mieszkania, pilnujemy terminów i kontaktujemy się z notariuszem, żeby nic nie zatrzymało transakcji.
Na koniec
Komplet dokumentów to najprostszy sposób, żeby sprzedaż przebiegła bez nerwów. Zbierz podstawę nabycia, sprawdź księgę, zamów świadectwo energetyczne, a zaświadczenia ze wspólnoty i urzędu dociągnij tuż przed aktem. Jeśli chcesz, żebyśmy zrobili to za Ciebie, sprawdź, jak wygląda sprzedaż mieszkania z Obrotni Nieruchomości.
